Informativa sulla privacy
Versione 2026-10-15
La presente informativa, resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), descrive il trattamento dei dati personali degli utenti di NOvocal, applicazione che consente la registrazione o l'importazione di messaggi vocali e la loro trascrizione automatica in testo.
Titolare del trattamento
COMMOEDIA S.r.l. a Socio Unico
Via Mori 6 — 40054 Budrio (BO), Italia
Registro delle Imprese di Bologna — REA BO-413357
Partita IVA e Codice Fiscale 02111231201
Email: mail@commoedia.net
Non è stato designato un Responsabile della protezione dei dati, non ricorrendo i presupposti di cui all'art. 37 GDPR.
Dati trattati e finalità
Contenuto vocale e trascrizioni
Costituisce il trattamento principale del Servizio. Le registrazioni fornite dall'Utente sono trasmesse a OpenAI, L.L.C. (Stati Uniti) o a OVHcloud (OVH S.r.l., Italia, e OVH SAS, Francia), che operano quali responsabili del trattamento, ai soli fini della trascrizione automatica. Oggetto della trasmissione è la registrazione integrale o, se l'Utente sceglie di trascriverne solo l'inizio («anteprima»), la sola parte trascritta e, ove configurati, l'indicazione di contesto associata al profilo e l'elenco di nomi e termini della chat. Quest'ultimo è scritto dal proprietario o da un amministratore della chat, vale per gli audio di tutti i membri e può contenere nomi di terzi: chi lo compila è tenuto a inserirvi solo quanto serve a trascrivere correttamente il parlato. L'invio avviene solo con il tuo consenso esplicito, dato alla registrazione con una casella apposita. Puoi revocarlo in ogni momento da Profilo → Sicurezza → Invio dei dati all'AI: da quel momento i nuovi audio restano sul tuo dispositivo e non vengono trascritti, finché non lo dai di nuovo. La revoca non tocca le trascrizioni già fatte.
Il testo trascritto è conservato dal Titolare e reso accessibile all'Utente e, nelle chat di gruppo, agli altri membri. Il file audio è cancellato al termine della trascrizione. Se l'Utente sceglie l'anteprima di un audio più lungo dei minuti disponibili, il server ne conserva solo la parte da trascrivere e cancella subito il resto; l'audio originale resta sul dispositivo dell'Utente, che può trascriverne il resto o scartarlo in qualsiasi momento, e viene cancellato quando il resto è trascritto, quando l'Utente lo scarta o cancella il messaggio, quando il messaggio o la chat non sono più disponibili all'Utente, con la cancellazione dell'account e comunque dopo 30 giorni.
La registrazione può proseguire con lo schermo spento o con l'app in background, fino a 3 ore; mentre registra, il sistema operativo lo segnala con una notifica (Android) o con l'indicatore del microfono (iOS). Fino all'invio il file resta sul dispositivo dell'Utente. Se l'app si chiude durante una registrazione, al successivo accesso all'Utente è chiesto se inviarla per la trascrizione nella chat in cui era iniziata o scartarla; finché non sceglie resta sul dispositivo. Se il file è incompleto, o se la chat non è più disponibile, è cancellato dal dispositivo.
Le registrazioni possono contenere la voce di altre persone. L'Utente è tenuto a informarle prima di registrarle e a rispettarne i diritti; il Servizio è pensato per lezioni, idee e appunti e non per registrare riunioni o colloqui di lavoro né per controllare l'attività di altri.
Categorie particolari di dati. Il contenuto delle registrazioni è determinato liberamente dall'Utente e può comprendere dati rientranti nelle categorie particolari di cui all'art. 9 GDPR, quali riferimenti allo stato di salute, a convinzioni religiose o filosofiche o all'orientamento sessuale. Il trattamento di tali dati avviene esclusivamente sulla base del consenso esplicito dell'Utente ai sensi dell'art. 9(2)(a) GDPR. Il Titolare non ispeziona, non classifica e non utilizza il contenuto delle registrazioni per finalità diverse dalla trascrizione richiesta.
Account e credenziali
In sede di registrazione sono raccolti nome, cognome, indirizzo email e password, quest'ultima conservata esclusivamente in forma di hash. Fino alla verifica dell'indirizzo email i dati sono conservati in via temporanea per 24 ore, anche in caso di mancato completamento della registrazione, decorse le quali sono eliminati.
Chat e gruppi
L'accesso a una chat di gruppo comporta la visibilità agli altri membri del nome dell'Utente, del testo delle trascrizioni dei suoi messaggi e della relativa data e ora. Ogni membro può condividere singoli messaggi o esportare la chat in un file (PDF, DOCX o TXT) che riporta, per ciascun messaggio, testo, data, ora e nome dell'autore, e trasmetterlo a terzi. Il Titolare non controlla l'utilizzo che gli altri membri facciano di tali informazioni. Sono visibili a tutti i membri anche il titolo del gruppo e l'elenco di nomi e termini usato per le sue trascrizioni.
Il proprietario di un gruppo che ha un abbonamento può scegliere di pagare con i propri minuti le trascrizioni degli altri membri, entro un tetto mensile per membro e uno per l'intero gruppo. In tal caso il Titolare registra, per ciascun membro e per ciascun mese, i secondi di trascrizione pagati dal proprietario, al solo fine di applicare i tetti. Il proprietario vede se la funzione è attiva e, solo quando almeno tre membri hanno trascritto nel mese, il totale dei minuti usati dal gruppo e il numero di membri che hanno raggiunto il tetto; l'app non gli mostra il consumo dei singoli membri. Restano comunque visibili a tutti i membri del gruppo, come per ogni messaggio, la durata dei vocali e chi li ha inviati, e il proprietario vede scendere il proprio saldo. Ai membri sono comunicati il tetto, i minuti che restano loro nel mese e se i minuti del gruppo sono al momento sufficienti, non il saldo del proprietario. La funzione non è destinata, e non deve essere usata, a controllare l'attività lavorativa dei membri.
L'Utente può invitare a un gruppo anche soggetti non registrati indicandone l'indirizzo email. Tale indirizzo è utilizzato esclusivamente per il recapito dell'invito ed è cancellato entro 30 giorni in caso di mancata accettazione. Il messaggio di invito riporta il nome dell'invitante e il titolo del gruppo.
Il proprietario e gli amministratori di un gruppo possono inoltre creare un link d'invito, da condividere con qualsiasi mezzo. Chiunque disponga del link può, finché è valido, entrare nel gruppo con un proprio account e vederne anche i messaggi precedenti. Il link scade (al massimo dopo 30 giorni), vale per un numero limitato di persone e può essere revocato in ogni momento; cessa di valere se chi l'ha creato non è più amministratore del gruppo. Prima di entrare è mostrato solo il titolo del gruppo e il numero dei membri, non i loro nomi. L'ingresso è visibile agli altri membri. Il Titolare conserva, per ciascun link, il gruppo, l'account che l'ha creato, le date di creazione e scadenza, il numero di utilizzi e gli account che lo hanno usato, non il link stesso. Quando un membro viene rimosso da un gruppo, la data della rimozione è conservata per 31 giorni al solo fine di impedirgli di rientrare con un link creato in precedenza.
Abbonamento e acquisti
Sono conservati il piano attivo, i minuti residui, lo stato dell'abbonamento e un identificativo della transazione fornito dallo store. Il Titolare non riceve né conserva i dati del metodo di pagamento, gestiti integralmente dallo store di distribuzione.
Rimborsi richiesti ad Apple (solo iOS). Puoi acconsentire, con una casella facoltativa e non preselezionata nella registrazione o con l'interruttore in Profilo → Sicurezza, a che comunichiamo ad Apple quanti minuti di un acquisto hai già usato se le chiedi un rimborso. Il consenso vale per gli acquisti fatti mentre è attivo. Con il tuo consenso, quando Apple ci chiede informazioni su quella richiesta le indichiamo: che il prodotto è stato consegnato, che prima dell'acquisto erano disponibili una prova gratuita e la descrizione del prodotto, per i minuti extra la percentuale già usata, e la nostra preferenza sull'esito (rimborso pieno, proporzionale o nessun rimborso, secondo quanto hai usato). Non comunichiamo altri dati. La decisione sul rimborso spetta ad Apple, che tratta queste informazioni come titolare autonomo: le richieste di accesso o cancellazione dei dati conservati da Apple si presentano ad Apple su privacy.apple.com. Se non dai il consenso non comunichiamo nulla, e l'acquisto procede comunque. Puoi revocare il consenso in ogni momento dal profilo (vedi «Diritti dell'interessato»).
Notifiche push
Ove attivate dall'Utente, le notifiche sono recapitate tramite OneSignal (Lilomi, Inc., Stati Uniti) e, per la consegna al dispositivo, tramite i servizi di Google (Firebase Cloud Messaging) e Apple (APNs). Il corpo della notifica contiene un'anteprima della trascrizione, pari alle prime dodici parole, il nome del mittente e il titolo della chat. Quando una tua trascrizione è pronta ricevi inoltre una notifica che contiene solo un testo fisso («Trascrizione pronta»), senza parole della trascrizione né il titolo della chat. L'Utente può disattivare le notifiche di una singola chat dall'applicazione, ovvero tutte le notifiche dalle impostazioni del dispositivo.
Prevenzione degli abusi
Ciascun account beneficia di una prova gratuita una sola volta. Al fine di impedirne l'ottenimento reiterato sono conservati, esclusivamente in forma di hash non reversibile, un identificativo del dispositivo generato dall'applicazione e l'indirizzo IP troncato utilizzato in sede di accesso. Insieme a questi dati è conservato l'esito della verifica e, se la prova gratuita non è concessa, il motivo (dispositivo già utilizzato o elevato numero di nuovi account dalla stessa rete), che l'applicazione comunica all'Utente. Il diniego dovuto alla rete non è definitivo e viene riesaminato automaticamente; per i dispositivi iOS di cui DeviceCheck attesti che non hanno mai fruito della prova, il limite per rete è più ampio.
Sui dispositivi iOS è inoltre utilizzato il servizio DeviceCheck di Apple Inc., che conserva sui propri server due bit associati al dispositivo e comunica al Titolare unicamente se il dispositivo abbia già fruito della prova gratuita. Il Titolare non riceve alcun identificativo del dispositivo né può correlarlo ad altri account.
Statistiche aggregate
Per misurare il funzionamento del Servizio il Titolare tiene contatori giornalieri anonimi di alcuni passaggi (ad esempio registrazioni, verifiche dell'indirizzo email, prove gratuite concesse o negate, prime trascrizioni, acquisti). I contatori registrano soltanto il numero di eventi per giorno e non contengono alcun dato riferibile a un Utente; non sono utilizzati servizi di analisi di terze parti. Per contare una sola volta al giorno la stessa persona che apre la scheda dei piani o conferma un acquisto, il server tiene per 24 ore un segno temporaneo legato all'account, che non entra nei contatori.
Sicurezza e log
I sistemi del Titolare registrano log tecnici comprensivi dell'indirizzo IP, trattati per il funzionamento e la manutenzione del Servizio e per la limitazione del numero di richieste provenienti dalla medesima origine.
Base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Registrazione, autenticazione, chat e gruppi | Esecuzione del contratto — art. 6(1)(b) |
| Invio delle registrazioni al fornitore di intelligenza artificiale per trascriverle | Consenso esplicito — art. 6(1)(a) e, per le categorie particolari di dati che una registrazione può contenere, art. 9(2)(a). Dato alla registrazione con una casella apposita, revocabile in ogni momento da Profilo → Sicurezza → Invio dei dati all'AI. Senza consenso l'app resta utilizzabile, ma gli audio non vengono trascritti. |
| Contenuto delle registrazioni riconducibile a categorie particolari | Consenso esplicito — art. 9(2)(a) |
| Notifiche push | Consenso — art. 6(1)(a), revocabile in ogni momento |
| Comunicazione ad Apple dei minuti usati, quando l'Utente le chiede un rimborso (solo iOS) | Consenso — art. 6(1)(a), facoltativo e revocabile in ogni momento |
| Prevenzione degli abusi, sicurezza, limitazione delle richieste | Legittimo interesse a impedire l'uso fraudolento del servizio — art. 6(1)(f) |
| Gestione degli acquisti e adempimenti contabili | Contratto e obbligo di legge — art. 6(1)(b) e (c) |
Destinatari dei dati
| Destinatario | Cosa riceve | Dove |
|---|---|---|
| OpenAI, L.L.C. | Registrazione audio integrale, eventuale indicazione di contesto ed eventuale elenco di nomi e termini della chat | Stati Uniti |
| OVHcloud (OVH S.r.l. / OVH SAS) | Registrazione audio integrale, eventuale indicazione di contesto ed eventuale elenco di nomi e termini della chat | Italia / Francia (sede del fornitore) |
| OneSignal (Lilomi, Inc.) | Contenuto della notifica: anteprima della trascrizione, nome del mittente, titolo della chat | Stati Uniti |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Contenuto della notifica e token del dispositivo, in transito verso Android | Stati Uniti |
| Apple Inc. (APNs) | Contenuto della notifica e token del dispositivo, in transito verso iOS | Stati Uniti |
| Apple Inc. (App Store, DeviceCheck) | Identificativo della transazione d'acquisto; per DeviceCheck, un token opaco del dispositivo; se l'Utente vi ha acconsentito e chiede un rimborso ad Apple, lo stato di consegna dell'acquisto, la percentuale di minuti già usati e la preferenza del Titolare sull'esito | Stati Uniti |
| Google (Play Billing) | Token dell'acquisto, ai fini della verifica di validità | Stati Uniti |
Possono inoltre accedere ai dati fornitori di servizi tecnici che operano per conto e su istruzione del Titolare — in particolare hosting e invio delle comunicazioni di servizio — nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
Il Titolare non cede dati personali a terzi per finalità di marketing e non effettua profilazione. L'unica decisione presa in modo interamente automatizzato riguarda la prova gratuita: la concessione dei minuti gratuiti una tantum è negata se il dispositivo ne ha già fruito o se dalla stessa rete sono stati creati di recente molti nuovi account (vedi «Prevenzione degli abusi»). La decisione non produce effetti giuridici e non limita le altre funzioni del Servizio né l'acquisto di un piano: comporta soltanto il mancato accredito dei minuti gratuiti. Il diniego dovuto alla rete è riesaminato automaticamente. L'Utente può in ogni caso chiedere che la decisione sia riesaminata da una persona, esprimere la propria opinione e contestarla, scrivendo a mail@commoedia.net.
Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
Tutti i destinatari sopra indicati, ad eccezione di OVHcloud, trattano i dati negli Stati Uniti. Il trasferimento costituisce modalità ordinaria di funzionamento del Servizio e non ipotesi eventuale.
Il trasferimento avviene sulla base delle garanzie appropriate di cui al Capo V del GDPR, ossia clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea e, ove il fornitore vi aderisca, la decisione di adeguatezza relativa al quadro EU-US Data Privacy Framework. Copia delle garanzie applicabili a ciascun fornitore può essere richiesta all'indirizzo mail@commoedia.net.
OVHcloud non conserva le registrazioni né i testi ricevuti, neppure temporaneamente, e non li riutilizza; nessuna società con sede negli Stati Uniti può accedervi. Eventuali accessi da remoto per finalità di assistenza, su richiesta del Titolare, da parte di società del gruppo OVH situate fuori dall'Unione europea sono coperti da clausole contrattuali standard.
Periodo di conservazione
| Dato | Termine |
|---|---|
| File audio caricati sul server | Cancellati al termine della trascrizione, in ogni caso entro 48 ore |
| Testo della trascrizione nei file di lavorazione | Rimosso quando il messaggio è salvato nella chat, o 15 minuti dopo la consegna all'app; in ogni caso entro 48 ore |
| Elenco di nomi e termini di una chat | Fino alla modifica da parte di chi gestisce la chat o alla cancellazione della chat; la copia nei file di lavorazione è rimossa alla chiusura della trascrizione, in ogni caso entro 48 ore |
| Messaggi e trascrizioni cancellati dall'Utente | Eliminati definitivamente dopo 60 giorni |
| Registrazione non confermata (nome, email, hash della password) | 24 ore |
| Link di verifica dell'email | 24 ore |
| Codice di conferma per il cambio email | 5 minuti |
| Inviti a un gruppo non accettati, incluso l'indirizzo del destinatario | 30 giorni |
| Indirizzo IP nel registro antifrode | 30 giorni |
| Identificativo del dispositivo nel registro antifrode | Senza termine: la finalità di impedire una seconda prova gratuita non si esaurisce |
| Esito della verifica della prova gratuita nel registro antifrode, con l'eventuale motivo del diniego e il tipo di piattaforma (iOS, Android, web) | Senza termine, come l'identificativo del dispositivo a cui si accompagna; il motivo è rimosso se una nuova verifica o la revisione da parte di una persona concede la prova; alla cancellazione dell'account sono sganciati dall'account |
| Link d'invito a un gruppo (gruppo, account che l'ha creato, date, utilizzi, account che lo hanno usato) | Fino alla scadenza o alla revoca del link, al più 30 giorni; cancellati il giorno successivo |
| Data di rimozione di un membro da un gruppo | 31 giorni |
| Minuti di trascrizione pagati dal proprietario di un gruppo, per membro e per mese | Mese corrente e mese precedente; prima, con la cancellazione dell'account del membro o del proprietario, o del gruppo |
| Audio originale di un'anteprima, sul dispositivo dell'Utente | Fino alla trascrizione del resto, allo scarto da parte dell'Utente, alla cancellazione del messaggio, della chat o dell'account, e al più 30 giorni |
| Registrazione interrotta dalla chiusura dell'app o non inviata perché la chat non era più disponibile, sul dispositivo dell'Utente | Fino alla scelta dell'Utente (invio per la trascrizione o scarto), proposta a ogni avvio; cancellata se incompleta o se la chat non è più disponibile, e con la cancellazione dell'account |
| Richiesta di inizio immediato, con data, ora e testo mostrato; consenso alla comunicazione ad Apple dei minuti usati (dato alla registrazione, dal profilo o, con versioni precedenti dell'app, al momento dell'acquisto) e suoi cambi, con data, ora e testo mostrato | Gli ultimi 50 di ciascun registro, fino alla cancellazione dell'account |
| Consenso all'invio delle registrazioni al fornitore di intelligenza artificiale e sue revoche, con data, ora e testo mostrato | Gli ultimi 50 eventi, fino alla cancellazione dell'account |
| Versioni dell'informativa e dei Termini di cui l'Utente ha preso atto, con data e ora e il modo (registrazione o app) | Le ultime 50 prese d'atto, fino alla cancellazione dell'account; incluse nel download dei propri dati |
| Segno temporaneo che limita a uno al giorno il conteggio delle aperture della scheda piani e delle conferme d'acquisto | 24 ore |
| Registro degli acquisti (impronta del codice d'acquisto, prodotto, minuti e periodo concessi, storni) | Per tutta la durata dell'account; dopo la cancellazione, reso anonimo e conservato senza termine per impedire che lo stesso acquisto sia riscattato di nuovo |
| Account e contenuti | Fino alla cancellazione dell'account |
Diritti dell'interessato
L'Utente ha diritto di ottenere l'accesso ai propri dati e copia degli stessi, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità in formato strutturato, nonché di opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Ove il trattamento si fondi sul consenso, questo è revocabile in ogni momento senza pregiudizio della liceità del trattamento anteriore alla revoca.
Due diritti sono esercitabili direttamente dall'applicazione, in Profilo → Sicurezza: il download dei propri dati in formato strutturato e la cancellazione dell'account.
Su iOS il consenso alla comunicazione ad Apple dei minuti usati si revoca, e si può ridare, dall'interruttore Comunicare ad Apple i minuti usati in caso di rimborso in Profilo → Sicurezza. Con l'interruttore spento non comunichiamo nulla ad Apple, per nessuno dei tuoi acquisti, compresi quelli già fatti: conta lo stato al momento in cui Apple ci chiede informazioni sul rimborso. Riacceso, vale per gli acquisti successivi, non per quelli fatti mentre era spento. Per gli acquisti fatti con versioni precedenti dell'app, in cui il consenso si dava con una casella al momento dell'acquisto, vale la scelta fatta in quella casella. Ogni cambio è registrato con data e ora ed è incluso nel download dei tuoi dati.
Per l'esercizio degli altri diritti è possibile scrivere a mail@commoedia.net. La richiesta è gratuita e il Titolare risponde entro un mese.
Dati che permangono dopo la cancellazione dell'account
La cancellazione dell'account comporta l'eliminazione del profilo, delle chat personali e dei relativi contenuti, dei dati di abbonamento e degli inviti. Permangono:
- i messaggi inviati dall'Utente in chat di gruppo, resi anonimi — l'Utente non è più identificabile quale autore — ma non eliminati, in quanto parte della conversazione degli altri partecipanti;
- i dati del registro antifrode (impronta non reversibile del dispositivo ed esito della verifica della prova gratuita), sganciati dall'account, la cui conservazione si fonda sul legittimo interesse del Titolare e la cui finalità verrebbe meno ove fossero cancellabili su richiesta;
- il registro degli acquisti, sganciato dall'account: per ciascun acquisto lo store, il prodotto, l'impronta non reversibile (hash) del codice dell'acquisto o dell'abbonamento, i minuti concessi, la fine del periodo concesso, la data ed eventualmente quella dello storno. Il codice dell'acquisto resta valido presso lo store anche dopo la cancellazione: il registro, conservato senza termine sulla base del legittimo interesse del Titolare, impedisce che lo stesso acquisto sia riscattato di nuovo su un altro account.
Reclamo
Ove ritenga che il trattamento violi il Regolamento, l'Utente ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali — Piazza Venezia 11, 00187 Roma, garante@gpdp.it — ovvero di agire in sede giudiziaria.
Minori
Il Servizio non è destinato ai minori di anni 14. Ove il Titolare rilevi di aver raccolto dati di un minore di tale età, provvede alla loro cancellazione.
Modifiche
In caso di modifiche sostanziali alla presente informativa la versione indicata in apertura è aggiornata e l'applicazione richiede all'Utente di prenderne nuovamente atto. Le versioni precedenti restano disponibili su richiesta.